Đối chiếu chứng từ
trước khi phát hành.

Đối chiếu từ một nguồn dữ liệu đã duyệt

Sử dụng hợp đồng hoặc xác nhận đơn hàng đã được phê duyệt làm cơ sở. Ghi nhận phiên bản, ngày cập nhật và người duyệt để tránh sử dụng nhầm bản cũ.

Thông tin các bên

Tên pháp lý, địa chỉ, người mua, người bán và các bên nhận chứng từ cần khớp với chỉ dẫn đã xác nhận.

Thông tin hàng hóa

Đối chiếu mô tả hàng, số lượng bao, trọng lượng tịnh, trọng lượng cả bì, đơn giá, tổng giá trị và đơn vị tính. Kiểm tra các phép cộng và phép nhân.

Thông tin vận chuyển

Đối chiếu điểm giao, cảng, số container và số niêm phong khi thông tin đã có. Không điền dữ liệu dự kiến như thể đã được xác nhận.

Luồng phê duyệt

Gửi bộ chứng từ cho người có trách nhiệm duyệt; ghi lại mọi thay đổi. Khi phát hành bản cuối, phân biệt rõ với bản nháp và thông báo cho các bên liên quan.

Ai chịu trách nhiệm cuối cùng?

Người phát hành và bên phê duyệt chịu trách nhiệm trong phạm vi của mình. Dịch vụ hỗ trợ rà soát không thay thế xác nhận của bên ký chứng từ.